in

Meeting yang Produktif

Jika tidak dikelola, vendor pergi, sponsor berpindah, klien kecewa, kerja kolaborasi kacau, dan project gagal.

Begini cara membuat meeting menjadi produktif.

Penentu Utama Pertemuan

Penentu utama dalam meeting: manajer project. Meeting bisa di-handle fasilitator. Yang terbaik, manajer project dapat menjalankan fungsi sebagai fasilitator.

Menentukan Tujuan Pertemuan

Kita bertemu untuk apa? Kalau tidak ada agenda dan target yang jelas, pertemuan menjadi lesu.

Cara menentukan tujuan meeting itu mudah. Perhatikan 3 kata ini: status, masalah, dan rencana.

  1. Bagaimana status project yang sekarang? Ini bisa berupa.. Update informasi. Penugasan. Membahas ide. Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan di chat atau call. Penilaian dan “check-in” setiap elemen.
  2. Masalah apa yang diantisipasi dan diselesaikan? Memastikan, project tetap on-track, tanpa masalah.
  3. Ada rencana baru apa? Tidak selalu ketiganya ada dalam pertemuan. Pasti sekitar 3 pertanyaan itu.

Ukuran Meeting Berhasil

Harus ada ukuran keberhasilan meeting. Tanpa ada agenda yang jelas, misalnya hanya tertulis di pesan: “pertemuan rutin”, orang akan malas datang.

Ukuran meeting berhasil:

  • Agenda terpenuhi.
  • Orang merasa terhubung dan dihargai.
  • Antisipasi masalah mendatang.

Meeting Gagal Jika..

  • Tidak punya agenda spesifik.
  • Ada agenda jelas, tetapi peserta khusus mengikuti di tempat.
  • Sering terjadi perbincangan di luar topik.
  • Tidak membuat notulensi dan proses rekaman.
  • Tidak menindaklanjuti hasil pertemuan.
  • Tidak membahas perkembangan.

Pertemuan “Status”

Tujuannya, untuk menentukan “status” (keadaan) sekarang. Jangan mau menerima undangan pertemuan mendadak, kalau status pertemuan tidak jelas.

Status pertemuan itu bisa berupa.. Pembaruan tugas. Revisi, perbaikan kualitas. Pembaruan status anggaran. Perubahan risiko. Sumberdaya. Kepuasan klien. Vendor. Venue. Langkah berikutnya.

Pertemuan “status”, bersifat teratur. Tidak selalu harus bertemu langsung. Jika bisa dari-jauh (remote), lakukan dari jauh. Tidak harus lama.

Rutin atau Tidak

Pertemuan rutin atau tidak? Tergantung kepada faktor-faktor ini:

☐ Kerumitan project.

☐ Jumlah anggota yang datang.

☐ Jarak dan waktu.

☐ Tingkat informasi (sepenting dan semendesak apa).

☐ Siapa yang mengajak bertemu (funding, sponsor, atau klien).

Pertemuan Mengalami Disfungsi

Pertemuan mengalami disfungsi, berarti sudah nggak “work” lagi, melenceng jauh dari harapan.

Penyebab disfungsi pertemuan:

☐ Agenda tidak ditetapkan sejak awal,. Hanya tertulis: “pertemuan rutin”.

☐ Ketidaksiapan. Belum dapat tempat, tidak ada konsumsi, dll.

☐ Manajemen waktu buruk (“Maaf, saya terlambat.” “Kita lanjutkan di chat.” “Terserah, saya ikut saja.”).

☐ Sering terjadi pengalihan topik atau off-topic.

☐ Input tidak seimbang dan tidak setara (Sebagian orang memilih pasif. “Yang berkuasa” lebih sering dipersilakan berbicara dan menentukan. Tidak berani “berbeda”.).

☐ Cara menyelesaikan masalah, mengalami inefisiensi dan defisiensi. Bermain-main terlalu lama, tanpa pencapaian. Belum bisa mengatasi kepribadian sebagian anggota tim yang bermasalah.

☐ Tidak Perlu Tatap Muka

☐ Hanya berisi penugasan dan koordinasi. Tahu begini, mengapa nggak lewat WhatsApp saja?

☐ Bisa disampaikan dari jauh dan aman.

☐ Diskusi yang gitu-gitu aja.

☐ Demi cari muka karena siapa yang mengundang.

☐ Terlalu jauh, makan-waktu, banyak biaya.

Kalau Kamu Menjadi Fasilitator Pertemuan

Pemimpin pertemuan fokus pada “apa”, fasilitator fokus pada “bagaimana”. Keduanya harus sejalan. Fasilitator bukan pemimpin rapat. Fasilitator mengelola pertemuan, bukan mengendalikan dan menguasai pertemuan. Proses dalam diskusi menggunakan identifikasi issue. Ada notulensi dan rekaman pertemuan (output: statement, penugasan, rekomendasi, yang actionable).
Memastikan pertemuan ini memiliki struktur dan urutan pengerjaan.

Apa Saja Tugas Fasilitator?

☐ Memilih tempat yang aman dan nyaman.

☐ Memakai timer.

☐ Sebisa mungkin, jangan keseringan off-topic.

☐ Mendokumentasikan tindakan apa yang akan dilakukan.

☐ Mengatasi mereka yang pasif dan tidak memberikan kontribusi.

☐ Bedakan antara: pertanyaan, pendapat, dan hanya menggarisbawahi pendapat sebelumnya.

Pertemuan Efisien

Pertemuan disebut efisien jika energi yang dikeluarkan kecil namun menghasilkan keputusan dan tindakan yang besar.

Pertemuan efisien terjadi jika:

☐ Waktu singkat, agenda terpenuhi.

☐ Jumlah yang-hadir sedikit.

☐ Melihat masalah ke depan. Antisipasi, mengurangi risiko buruk.

☐ Agenda simple dan spesifik.

☐ Fokus.

Cara Menetapkan Agenda Pertemuan

Gunakan daftar berikut ini, untuk menetapkan agenda pertemuan:

☐ Lihat program kerja. Itu prioritas utama.

☐ Cari masukan. Apa yang mereka inginkan? Ada masalah apa?

☐ Fokus pada isu-isu seluruh tim. Sebaiknya, menyeluruh. Jangan rapat untuk mengadili anggota yang bermasalah. Itu bukan rapat.

☐ Kamu harus jelas: menawarkan masukan, membuat keputusan, atau berbagi informasi terkait suatu masalah. Setelah ditentukan, barulah kamu mendapatkan masukan.

☐ Bingkai masalah sebagai kalimat tanya. Misalnya: “Bagaimana menaikkan traffic web?”.

☐ Berikan mereka “pekerjaan rumah” tanpa merasa menerima tugas. Caranya, buatlah narasi tentang masalah yang akan diatasi, agar masing-masing menyadari perannya.

☐ Klarifikasi proses dan tahapan diskusi kamu.

Periksa Berhasil Tidaknya Pertemuan dengan Ini

Berikut ini, catatan kecil agar pertemuan berhasil.

☐ Benarkah kamu membutuhkan pertemuan?

☐ Mengapa harus bertemu langsung?

☐ Rencanakan pertemuan. Ini pertemuan dengan apa? Kapan Di mana? Siapa yang datang? Siapa yang memimpin rapat? Apa agendanya?

☐ Tidak semua hal dibahas dalam 1 jenis pertemuan. Buat pertemuan khusus dan terbatas (lebih kecil) sesuai kebutuhan. Kalau misalnya membahas pemasaran, biarkan dibahas marketing. Kalau masalah pembuatan aplikasi, biar dibahas programmer.

☐ Sebelum datang, lakukan komunikasi. Jika pertemuan membutuhkan progress report per bagian, pastikan mereka sudah membuat laporan. Jika bisa, kirimkan sebelum pertemuan. Ini penting untuk membuat time block dan antisipasi masalah lain.

☐ Yang bisa selesai dari jauh, bahas dari jauh..Pertemuan langsung, face to face, harus benar-benar efisien dan produktif.

☐ Agenda jangan abstrak dan jangan off-topic.
Agenda itu seperti peta. Ada beberapa rute di dalamnya. Peta bisa menentukan: rute mana yang mau ditempuh (memakai pendekatan apa), jalur dan pemberhentiannya di mana saja (tahapan yang akan dilakukan), seperti apa tantangannya (antisipasi masalah), dan berapa lama (durasi dan deadline), dan berapa biaya perjalanannya.

☐ Lakukan pembekalan jika pertemuan ini butuh antisipasi di luar agenda.

☐ Bawa dokumen yang diperlukan. Atau simpan-aman di Cloud.

☐ Buat prioritas awal di “masalah terbuka”. Awali dengan menyelesaikan yang paling pahit dan berat.

☐ Jangan buang waktu untuk membaca laporan, mengulas materi, dll. di tempat rapat. Berikan sebelumnya. Bahas hanya info yang sangat dibutuhkan.

☐ Yang tidak perlu hadir, jangan diundang. Pertemuan bisa hancur kalau “orang asing” diundang, terutama jika terlibat dalam pengambilan keputusan. Orang asing bisa diundang sebagai ahli yang memberikan wawasan. Batasi waktunya. Atau buat pertemuan sendiri, hanya untuk brainstorming dengan orang ini.

☐ Yang tidak berhak berbicara, jangan ikut ambil-suara.

☐ Percepat percakapan untuk menyertakan semua orang.

☐ Selalu buat rekaman proses dan notulensi.

☐ Rahasiakan hasil pertemuan dari orang luar.

☐ Selama membuat dokumentasi, pastikan ada tabel berisi: deadline, target, ukuran keberhasilan, dan siapa penanggung jawabnya.

☐ Pastikan setiap orang memiliki “tindakan” yang mendukung project. Semua orang punya tugas.

☐ Tidak ada slide. Serius, Power Point dan Google Slides itu pemborosan waktu. Bagikan tulisan dan dokumen penting, kalau perlu, sebelum mereka datang. Pastikan sudah dibaca.

☐ Hindari pemakaian teknologi, seperti Android dan laptop, jika off-topic.

☐ Jika sudah menjadi tugas tetap tidak perlu disampaikan apa tugasnya.

☐ Ketika membahas sesuatu, pikirkan kamu sedang mengenakan topi apa. Jika sedang bicara tentang teknis, bicaralah sebagai pembahas hal teknis, bukan sebagai manager. Kamu tidak bisa menghakimi keputusan pada sesuatu yang tidak kamu tahu.

☐ Kamu akan didengarkan orang dalam pertemuan, jika 1. Menyelesaikan tugasmu. 2. Menunjukkan kemampuanmu. 3. Menolong orang lain.

☐ Hindari by-standers effect (efek pengamat), kecenderungan pasif di dalam pertemuan. Mintalah “semua” orang berbicara, sadarkan kehadirannya di pertemuan ini.

☐ Perhatikan peserta. Buat pemetaan. Cari dan urutkan siapa yang “paling”. Paling didengar. Paling singkat dalam berbicara. Paling agresif. Paling tidak suka dimintai pendapatnya. Paling suka break. Paling lama loading. Paling suka bertanya. Sebaiknya, lakukan antisipasi agar tidak menjadi masalah dalam pertemuan.

☐ Atur dan kelola percakapan. Buat pedoman tentang gangguan, jika belum ada. Atur percakapan, secara sengaja. Hindari perilaku yang mengganggu – verbal atau nonverbal.

☐ Masih ada masalah di depan. Antisipasi. Klien mendatang adalah masalah. Sponsor mendatang adalah masalah.

☐ Ringkas peristiwa, gunakan kalender. Beri tanda. Aktifkan alarm jika perlu. Pastikan semua orang menyadari (aware) dengan yang akan datang.

☐ Ajak semua orang mengantisipasi resiko.

☐ Jangan berprinsip “menghukum kegagalan” jika masalahnya benar-benar baru. Kadang, kegagalan sekarang berarti antisipasi terbaik ke depan. Kalau kamu sedang “berperang”, menghukum pasukan bisa menjatuhkan mental pasukanmu secara keseluruhan.

☐ Gunakan tool untuk pertemuan dan tindak-lanjut (follow-up). Untuk rekaman proses, gunakan Open Camera, FiiNote, SpeechNote, OneDrive, Screen Stream Mirroring (agar bisa menampilkan apa yang di Android ke projector dan laptop).

☐ Pertahankan fokus.

☐ Break agar sesi berikutnya lebih fresh.

☐ Pastikan tempat dan makanan menyenangkan.

☐ Sebelum dinyatakan “selesai”, pastikan semua agenda sudah selesai.

Jangan biarkan meeting menghancurkan produktivitas. [dm]

Alasan Orang Tidak Mau Buka email dari Kamu

Ini Sebabnya, Bekerja Keras Belum Tentu Bisa Kaya