Betapa sering pertanyaan ini diajukan ketika suatu project berjalan. Termasuk ketika mengerjakan penerbitan.
Jika semua orang tidak bisa melihat project ini sudah sampai mana, yang terjadi adalah..
Orang tidak tahu, bagian mana dari rekan mereka, yang bermasalah. Yang sudah selesai atau yang sudah bisa, tidak membantu yang lain. Deadline tidak dianggap lagi. Masing-masing orang tidak menyadari perannya di project ini. Project terlambat. Atau jadi namun buruk. Semua orang tidak senang.
Penerbitan (cetak), pengerjaan aplikasi, penulisan laporan-utama, dll. merupakan kolaborasi. Pastikan semua yang terlibat dapat melihat progress, sampai di mana project ini sekarang.
Gunakan metode Kanban. Kamu bisa menggunakan papan tulis dan kartu warna-warni di tempat kerja atau menggunakan aplikasi jika bekerja dari jauh.
Pernah melihat para programmer menempelkan kartu warna-warni di papan tulis, kemudian mereka mengambil kartu dan menyelesaikan tugas? Setelah setiap tugas selesai, kartu itu dipindahkan, dari kolom “belum” ke kolom “sudah”.
Kanban adalah metode untuk mengelola proses pembuatan produk dengan fokus pada pengiriman berkelanjutan tanpa membebani tim pengembang. Untuk bekerja sama secara lebih-efektif. Tidak ditentukan peran sebelumnya (berbeda dari Scrum). Kanban seperti meletakkan logam, lalu pelan-pelan diproses bersama menjadi mobil.
Kanban Board
Perbedaan Kanban dan Scrum
Ilustrasi perbedaan Kannan dan Scrum:
Kaban digunakan untuk pekerjaan yang bukan-manajerial dan bukan-koordinatif.
Bentuk lain dari pemakaian Kaban
6 Prinsip Kanban
Kanban didasarkan pada 6 prinsip ini
1. Visualisasikan Pekerjaan.
Paling mudah: bagi papan menjadi “belum”, “sedang”, dan “sudah”.
Setiap kartu, berisi data yang relevan.
Warna kartu, menunjukkan jenis pekerjaan, misalnya: kartu putih untuk mencari data, kartu kuning untuk menembus narasumber, kartu pink untuk pekerjaan editing, dst.
2. Buat batasan.
Batasi pekerjaan sedang berlangsung (work in process). Batasi jumlah kartu.
Fokus untuk pekerjaan “sedang” (sekarang, sedang dilakukan). Jangan terjebak pada komitmen berlebihan.
Dengan membatasi, kamu akan bekerja lebih cepat, memberikan feedback lebih cepat, terhindar dari pengalihan konteks, cepat melihat masalah, dan tidak akan dipenuhi pekerjaan yang tak-selesai, dan kapasitas kamu lebih terkelola.
3. Kelola aliran.
Sambil buat, belajar. Jelajahi sesuai kebutuhan dan kerjakan yang belum.
4. Buat kebijakan secara eksplisit (terlihat, diketahui semua orang).
5. Terapkan loop umpan balik
6. Tingkatkan secara kolaboratif, berevolusi secara eksperimental
Keuntungan Memakai Kanban
Metode Kanban memiliki keuntungan berikut:
- Menerapkan prinsip leadership (bukan prinsip manajerial) di semua level.
- Waktu siklus lebih cepat, karena pekerjaan berdasarkan “kasus”, bukan berdasarkan “peran”.
- Responsif terhadap perubahan.
- Semua orang dapat melihat perkembangan “sekarang”, di papan tulis.
- Cocok untuk prioritas yang selalu diubah; tinggal geser urutan kartu untuk menentukan mana yang terpenting.
- Bisa memprediksi proyek besar sebelum diminimalkan.
- Efisien, dari sisi waktu dan biaya. Fokus pada tugas dan perubahan.
- Umpan-balik langsung.
- Alokasi sumber daya sangat cepat dialihkan.
- Mudah dalam mengelola alur kerja.
- Kolaborasi.
- Impelementasi lebih mudah.
- Tidak ada yang menganggur, semua saling-bantu, untuk menyelesaikan tugas “yang belum” dan menyempurnakan “yang sudah”.
Aplikasi Kanban untuk Android
Pemakai Android bisa menggunakan tool berikut ini, untuk menerapkan metode Kanban. Perhatikan, harus kolaborasi.
Kanban Tool 2.0.9
https://apkpure.com/kanban-tool/com.kanbantool
Kanban 2.20
https://kanban.en.aptoide.com/app
Trello
https://trello.com
*) saya sangat rekomendasikan Trello.
Semua orang melihat kartu diambil, dikerjakan, dan dipindahkan ke kolom “yang sudah”, bisa memantau perkembangan, dan kolaborasi cepat selesai.[dm]
